Доопрацювання BAS: коли типового функціоналу недостатньо

Типові конфігурації BAS містять великий набір можливостей для бухгалтерського обліку, торгівлі, складу, роботи з персоналом та управління підприємством. Проте бізнес-процеси різних компаній відрізняються, тому стандартного функціоналу не завжди достатньо.

У таких випадках не обов’язково змінювати всю систему або шукати іншу програму. Часто достатньо правильно визначити задачу та виконати точкове доопрацювання BAS.

Коли виникає потреба у доопрацюванні BAS

Найчастіше необхідність змін з’являється тоді, коли працівники починають виконувати частину роботи поза системою.

Наприклад:

• вести додаткові таблиці в Excel;
• вручну переносити інформацію між документами;
• кілька разів вводити однакові дані;
• формувати потрібні керівництву показники вручну;
• перевіряти правильність операцій за окремими списками;
• переносити інформацію між BAS та іншими сервісами;
• виконувати однакову послідовність дій для великої кількості документів.

Такі процеси займають час і збільшують ризик помилок. Якщо операція регулярно повторюється за зрозумілими правилами, її часто можна автоматизувати.

Які задачі можна доопрацювати в BAS

Доопрацювання можуть бути як невеликими, так і досить комплексними. Все залежить від задачі та поточної конфігурації.

Нові реквізити та поля

Іноді стандартному документу або довіднику не вистачає інформації, яка потрібна конкретній компанії.

Можна додати:

• додаткові реквізити;
• статуси;
• коментарі;
• службові ознаки;
• параметри для подальшого відбору та аналізу.

Важливо не просто додати поле, а визначити, де воно використовується та як впливає на подальші операції.

Автоматичне заповнення документів

Якщо користувач постійно переносить дані з одного документа до іншого, частину роботи можна виконувати автоматично.

Наприклад, система може:

• підбирати потрібні дані;
• заповнювати реквізити;
• переносити табличні частини;
• створювати документи на підставі інших документів;
• розраховувати показники за заданими правилами.

Це особливо корисно для операцій, які виконуються багато разів протягом дня.

Додаткові перевірки

BAS можна доповнити контролями, які не дозволять користувачу випадково виконати неправильну операцію.

Наприклад:

• перевірити заповнення обов’язкових даних;
• проконтролювати залишки;
• перевірити відповідність суми або кількості встановленим умовам;
• показати попередження;
• заборонити проведення документа при критичній помилці.

Такі перевірки допомагають перенести частину контролю з людини на систему.

Індивідуальні звіти та обробки

Стандартних звітів не завжди достатньо для оперативної роботи керівників, бухгалтерів, менеджерів або складських працівників.

У такому випадку можна розробити індивідуальний звіт або обробку.

Наприклад:

• звіт за потрібними показниками;
• друковану форму;
• групову зміну даних;
• завантаження інформації з файлу;
• вивантаження даних;
• автоматичне створення документів;
• обробку великої кількості операцій.

Перед розробкою важливо визначити, які саме дані потрібні користувачу та з яких об’єктів BAS вони мають отримуватися.

Інтеграція BAS з іншими системами

Окремий напрям доопрацювання — обмін інформацією із зовнішніми сервісами.

BAS може взаємодіяти з:

• сайтами;
• інтернет-магазинами;
• банківськими сервісами;
• CRM;
• маркетплейсами;
• службами доставки;
• внутрішніми інформаційними системами компанії.

Для цього використовуються API, файли обміну або інші доступні механізми.

Правильно реалізована інтеграція BAS з API дозволяє уникнути повторного ручного введення інформації та підтримувати актуальні дані в пов’язаних системах.

Чому не варто одразу змінювати типову конфігурацію

Перед початком розробки важливо перевірити, чи справді задача потребує програмного доопрацювання.

Іноді потрібний результат вже можна отримати за допомогою:

• стандартних налаштувань;
• додаткових реквізитів;
• варіантів звітів;
• прав користувачів;
• існуючих механізмів конфігурації.

Якщо стандартний функціонал вирішує задачу, краще використовувати його.

Зайві зміни ускладнюють систему та можуть впливати на подальше оновлення конфігурації. Тому оптимальний підхід — змінювати лише те, що дійсно потрібно бізнесу.

Як правильно сформулювати завдання

Для початкової оцінки не обов’язково готувати велике технічне завдання.

Достатньо описати:

1. Як процес працює зараз.
2. Що користувач робить вручну.
3. Який результат потрібно отримати.
4. У яких документах, довідниках або звітах виконується робота.
5. Які винятки або особливі умови потрібно врахувати.

Корисно також додати приклади документів або скриншоти поточного процесу.

Після цього можна визначити, чи потрібне програмування, які об’єкти конфігурації будуть задіяні та який підхід до реалізації буде найпростішим.

Як відбувається доопрацювання

У загальному випадку робота складається з декількох етапів.

1. Аналіз задачі

Спочатку потрібно зрозуміти поточний процес та очікуваний результат.

2. Пошук оптимального рішення

Перевіряється, чи можна використати стандартні можливості BAS або потрібна зміна конфігурації.

3. Розробка

Реалізується необхідний функціонал: документ, звіт, обробка, перевірка, автоматична операція або інший механізм.

4. Перевірка

Результат тестується на реальних сценаріях роботи.

5. Впровадження

Після перевірки зміни переносяться у робочу систему, а користувачі отримують пояснення щодо нового функціоналу.

Що дає правильно виконане доопрацювання BAS

Мета доопрацювання — не збільшити кількість функцій у програмі, а спростити конкретний робочий процес.

У результаті можна:

• скоротити кількість ручних операцій;
• зменшити повторне введення даних;
• прискорити формування документів;
• автоматизувати контроль;
• отримувати потрібну інформацію без додаткових таблиць;
• організувати обмін з іншими системами;
• зробити роботу користувачів простішою та зрозумілішою.

Тому перед початком розробки важливо орієнтуватися не на кількість змін, а на практичний результат для користувачів.

Коли варто звернутися за доопрацюванням

Якщо певна операція регулярно займає багато часу, потребує ручного перенесення інформації або постійного контролю, варто перевірити можливість її автоматизації.

Не кожна задача потребує великої розробки. Іноді одна невелика зміна може прибрати десятки повторюваних дій протягом робочого дня.

Детальніше про можливі варіанти реалізації можна переглянути на сторінці доопрацювання конфігурацій BAS.